ビジネスオーナーに最も貴重なリソースが何であるかを尋ねると、いくつかの回答が返ってきます。最も一般的な答えとしてお金がありますが、他にも、従業員や地域社会、家族などがあります。あまり言及されていないものの一つに、時間があります。失った時間は、再び取り戻すことはできません。このことを理解しているビジネスオーナーはいますが、まだ理解が十分ではなく、時間を効果的に活用できていないビジネスオーナーもいます。
そのようなオーナーは、みな同じ問題を抱えています。タスクを委任したり、優先順位を付けられずにいる状態ですが、これらの問題を解決するのは簡単なことです。ほとんどの場合、特定のタスクを達成する方法を少し変更するだけで済みます。
ところが、多くの人は、時間管理方法に異なる対応をしています。より効果的に時間を使う方法がわからない場合は、以下のヒントを参考にしてみてください。
あなたの1日が混乱傾向にある場合、日々の進歩を書き留めると良いでしょう。固執しすぎてはいけません（予期しない出来事があなたの計画を変える可能性があるので）が、できるだけ習慣づけることは必要です。より効果を求めるなら、タスクを優先度と緊急度で並べ替えます。これにより、各タスクの重要性やインパクトを、直接、視覚化するのに役立ちます。
2. 大きなタスクを小さなタスクに分割する
あまりにも大きなタスクは、それだけで圧倒されてしまいます。一日で家全体をきれいにしようとしたら、どこから始めていいのわかりません。タスクも家の掃除にたとえて、部屋別に分けて掃除するように考えてみましょう。この方法により、効率的に作業を進めることができます。
3. あなたの人生を整理する
ファイリングキャビネットを使用していない場合は、キャビネットを入手してください。書類などが散乱している場合は、早速、キャビネットを使用して整理してみてください。パソコンを利用することも、必要です。家庭やビジネスライフを整理することは、物事をスムーズにするだけではなく、精神的にプラスの影響を与えます。汚い机で仕事をするのと、清潔な机とでは、非常に大きな差があります。
誰かに委任する方法を知らないなら、まずは学びましょう。同時に4つの場所にいることはできません。他に委任することのできる3人を見つけ、作業を行うように指示します。従業員に特定の仕事を任せられない場合、それはあなたの責任です。彼らを訓練することで、あなたの人生は豊かになります。
代わりに、卓越性のために努力してください。あなたのチームをより良くするように推めていくことは素晴らしい目標で、あなたのビジネスが新たな水準に到達することを可能にします。しかし、完璧主義は不可能です。チームへの完璧な要求は、ストレスとなり、リーダーとしてのあなたへの信頼が失われることにもなります。完璧主義を要求するビジネスオーナーは、チームに対して長期的に大きなダメージを与えています。
やるべきことと、やってはいけないこと（上記4.委任参照）を決めましょう。
次に、やりたいこと、やりたくないことを本心に問いかけて分類しておきましょう。これらを事前に分類しておくことで、やらないことが決まります。やらないと決めたことを依頼された場合、勇気をもってシンプルにノーと言いましょう。
組織づくりの取り組みで、従業員からの自発的なアイデアは、非常に有効です。従業員のコミュニケーションスキル、自信、新しいアイデアの創出、および他の従業員とのつながりを通じて、経営者は仕事の満足度を積極的に高める必要があります。これらの活動を正しく行うことで、従業員の士気が高まり、離職率の低下を防ぎ、生産性と収益性の向上につながります。
どのような職場でも組織づくりの取り組みから得られる3つのメリットがあります。
創造力の向上
組織づくりの取り組みを任せられた従業員は、新しいやり方にチャレンジし、想像力を駆使することが求められます。過去のルールに縛られた環境では、彼らの想像力を伸ばすチャンスがないため、制約のない取り組みとアイデアを認め、それを支援することが必要です。
問題を早期解決する力
組織づくりの取り組みの大部分は問題解決に焦点を当てるため、職場のどの工程にも適用でき、解決プロセスから得られた知識と経験が自信につながります。従業員が問題を特定できると、その原因と潜在的な解決方法の両方を捉えることができます。これにより、問題を最速で解決する方法と、最も効率的な方法がどのようなものかを判断する力が養われます。
従業員の成長
従業員の離職率は、主に従業員と経営者との関係性に起因します。従業員が同僚や経営者からのサポートを受けていると実感できた時、自信と誇りが持てるようになります。この自信と誇りは、従業員の仕事に対する情熱とモチベーションに影響し、効率性と生産性の向上につながります。従業員のパフォーマンスを改善することは、新しく人材を雇うことよりもはるかに効率が良い選択です。説明するまでもなく、人材採用には多くの時間とお金、そして労力がかかるためです。
組織づくりの取り組みやアイデアの創出をやり続けることは、従業員の潜在能力を最大限発揮できる最善の方法です。
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ActionCOACHは、1993年に米国の起業家で作家のブラッド・シュガーズが設立した世界最大のビジネスコーチ団体です。従来型の経営コンサルティングとは異なり、経営者であるクライアント一人ひとりの経営状況を細かく分析して課題を明確化し、取り組むべき対応策をクライアント自らが気づけるようにサポートを行い、課題解決のためのノウハウもトレーニングを通じて提供しています。
本書では、ActionCOACHが普段用いている400以上のワザの中から、経営に大きく影響する4つのテーマ（会 社のお金/会社の時間/会社の目標/会社の組織）について、特に効果が早く表れる52のワザを選んでご紹介しています。各ワザは１～2ページでまとめられているので、短時間で、より効果的なワザから順番に取り組むことができます。中小企業の経営者ならびに管理職の方、経営、ビジネスコーチングに興味のある方におすすめです。
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あまりにも多くの仕事を抱えすぎていることにより、それがストレスになってはいないでしょうか？適切な方法でストレスに対処することが必要です。
ストレスに対処するための効果的な方法は次のとおりです。
▪ToDoリストの作成
その日にやるべきことをリストアップし、ToDoリストを作成することにより仕事に集中できます。
▪無理のない計画
あなたが1日に取り組める仕事量、および処理能力を把握しておくことが大切です。あなたの限界を超えた過度な仕事量は、計画した仕事が完了できず、ストレスになります。
▪定期的な短い休憩時間の確保
定期的な短い休憩は、リフレッシュに効果的です。ちょっとした散歩もストレス解消になり、仕事もはかどります。
▪業務を委任する
全てをあなたがやる必要はありません。他の人にいくつかの業務を委任することで、最も重要なプロジェクトに専念する時間ができます。
▪仕事の優先順位を決める
全ての仕事を一度にやろうとするとストレスになります。重要な作業が時間通りに終わるように、仕事の優先順位を決めることが大切です。
これらの簡単な方法を取り入れることより、ストレスに左右されず、高い生産性と健康的な生活につながります。
経営者であるか、またはそれ以外にかかわらず、時間は貴重です。
あなたは時間管理をしていますか？
時間管理をしない場合、一日が混乱に満ちたものとなる可能性があります。時間管理の最大の鍵は優先順位をつけることです。一日の予定リストを緊急課題別、そして、短期および長期目標別に分けることで、より効果的に時間管理ができます。
経営者のための、時間管理術を以下にご紹介いたします。
1.電子メールのチェック時間を決める
電子メールをチェックする時間を決めましょう。もしも、10分ごとにメールをチェックしているとしたら、最大の時間浪費につながります。電子メールをチェックするための時間を決めることで、効率的に集中して作業を進めることができます。
2.スケジュールの一部を固定する
時間管理のポイントは、業務ごとに分割し、それをひとつのまとまりにすることです。そうすることで、自分以外の他のプロジェクトにいかに多くの時間を費やしているかに気づきます。毎日、または毎週のスケジュールの一部を固定し、自分の仕事に専念してください。固定した自分の時間には他の仕事を入れず、自らの仕事に集中してください。
3.会議の予約
会議の予約は、すぐに行ってください。こうすることで、あなたの時間を強制的に管理するだけでなく、1日の作業に費やす可能な時間を確保するためです。
4.優先順位の変更は柔軟に対応
優先順位の変更には柔軟に対応することが重要です。事業を継続していくためには、毎日、新たな挑戦と優先順位付けが必要です。体系化には、優先順位の高いタスクと低いタスクを決定し、重要度、時間、必要なリソースに基づいてリストを作成します。 短時間で完了するプロジェクトもあれば、数日かかるものもあります。関わったプロジェクトについては、チェックポイントを作成し、それを習慣化していきましょう。
5.会議にはアジェンダを作成する
長時間に及ぶ非効率な会議は良くありません。会議を効率的に行うためには、アジェンダが必要です。アジェンダには、トピック、主要な議論のポイント、およびアクション項目を含めることができます。会議が終わったらチームと文書を共有しましょう。
6.生産性の高いリソースを活用する
ビジネスの規模や業界に関係なく、プロジェクト管理ツールは必須です。 Googleドライブはオフィス間でドキュメントを共有できる優れた方法で、どこからでもアクセスできます。
COVID-19のパンデミックが多くの人々に与えた影響により、フィアズサディクは自分の優先順位を再考することを余儀なくさせられました。長年の間、16時間毎日働き、生活のほとんどを家族と離れ離れで過ごした後、私はチェスターフィールドでActionCOACHフランチャイズを立ち上げると、ほぼ一夜にしてすべての状況が変わりました。開始から6か月以内に、フィアズのActionCOACH事業は、すでに11,000ポンドを超える月収を生み出し、それは彼の期待をはるかに超える満足をもたらしました。
「ActionCOACHシステムは自分自身のビジネスを成長させるための秘訣を与えてくれました。しかし最も喜ばしい事として、自分の顧客が同じように個々のビジネスを好転させるようお手伝いできることです。」とフィアズは述べています。
起業家とそれ以外との違いは？
ほとんどの起業家には、ある特性があります。その特性のいくつかを以下に示してみました。
情熱
ビジョンを追求するためには、情熱が重要です。
今までに、繰り返し何かをやろうとしたことがありますか？
起業家は、たとえ苦手とする仕事をすることになっても、決して退屈することはありません。成功した起業家は、仕事に対して常に楽しむ方法を知っています。彼らはどんな仕事も情熱に変え、没頭します。
リスクを恐れない
認識しなければならないことの1つに、成功へのステップの途中には、常にリスクが存在するということがあげられます。何度もリスクを冒す必要はないとしても、ある時点で多少のリスクをとる必要があります。
起業家はそのような状況を恐れず、常に学習の機会と捉え、既成概念にとらわれず柔軟に対応することが大切です。
強力なネットワーキング力と正しいコンタクト方法
起業家は、ビジネスの成功は簡単ではなく、単独で成し遂げることが難しいことを知っています。成功するためには、情熱を共有する才能豊かなスタッフが必要です。
また、様々なネットワークがビジネスを成功に導きます。従業員だけでなく、関わる全てのステークホルダー達です。起業家はこのことを意識し、強力なネットワークづくりのために最善を尽くし、関連業界にコンタクトを取り、常に何が起こっているのかを認識します。常に感謝を示し、他社とのビジネスの成功をわかちあうことが大切です。
プロスポーツ選手たちの世界で、コーチが成功の鍵を握っている事は周知の事実となっています。
しかしながら、大きな成功を収めている経営者たちの多くも、ビジネスレベル向上のためにコーチングを使用してる事実があります。経営者たちは、個人コーチを持つ事で、プロスポーツ選手と同じように大きな益を享受する事ができます。
ストレスを抱えている人は少なくありません。
ストレスとどのように向き合っていますか？
ストレス解消のために、普段から何か対策をしているでしょうか。ストレスをそのままにしておくと、色々と好ましくない症状が起きることも少なくありません。症状が現れる前に、ストレスを解消するための方法があリます。
簡単で効果的な2つの方法をご紹介します。
■瞑想
瞑想はとてもパワフルで、効果も直ぐに得られます。瞑想で大切なことは、できるだけ多くの酸素を体に取り込むことです。そのため、腹式呼吸をします。多くの酸素を体に取り込むことにより、リラックスし、不安からも解放されます。
瞑想のコツは、背中をまっすぐにして快適に座ります。息を吸うときはゆっくりと鼻から吸い込みます。そして、息を吐く時は少しづつゆっくりと口から吐き出してください。これを50回くらい繰り返します。
■筋弛緩法
ストレス解消法について色々と知っておく必要があります。それは、ストレスに対する反応が誰もが同じとは限らないからです。ストレスに対する反応は二通りあります。一つは精神的なストレスを感じる人、もう一つは肉体的なストレスを感じる人です。
ストレスから筋肉が収縮し筋肉痛を引き起こしたりすることがあります。筋肉弛緩法はこのように肉体的なストレスを感じている人を対象としています。筋肉の緊張と弛緩を繰り返すことによって、身体をリラックスさせる方法です。
靴下や靴を脱ぎ、必要に応じてゆったりとした服装に着替えます。仰向けになり、深呼吸を繰り返してリラックスします。
まず、右足に意識を集中します。ゆっくりと右足の筋肉を緊張させます。なるべく強く緊張させ10まで数えてから一気に力を抜いてください。そしてもう一度深呼吸し、今度は左足で同じことをします。これを、体のさまざまな部分で繰り返します。
いかがでしたでしょうか。ぜひ、試してみてください。
コミュニケーションスキルはビジネスおよびプライベートにおいても重要です。
コミュニケーションスキル向上のための5つの方法をお伝えします。
1.傾聴
相手の言っていることや感情を理解することは簡単ではありません。注意深く、そして辛抱し強く相手の話に耳を傾けましょう。話の腰を折ることなく最後まで聴いた後にフィードバックを提供してみましょう。
2.ボディーランゲージ
動作や行動は言葉よりも雄弁です。たとえ言葉を発しなくても、表情、アイコンタクト、そしてジェスチャーはすべてを明らかにします。
姿勢を改善するための運動も必要です。まっすぐに立ち、笑顔を心がけましょう。笑顔は相手の感情に良い刺激を与えます。話をする時は常にアイコンタクトを心がけましょう。あなたの表情と声の調子も意識してみてください。
同時に、さまざまな国の文化や非言語コミュニケーションシグナルについて学ぶことも必要です。
3.読み書き
口頭でのコミュニケーションスキル向上のために、できるだけ読み書きをしてください。本や新聞、コミック、ブログなど。
語彙力を高め、ライティングスキルを向上させたいならジャンルを問わずに読むことをオススメします。ホームコメディや映画を観ることも、コミュニケーションスキル向上に役立ちます。
4.質問をする
質問は物事を明確にするのに役立ちます。会話に興味があることを示すことにもなります。
5.ストレスを管理する
ストレスはコミュニケーションの大きな妨げになります。ストレスを管理することも必要です。
会話にはユーモアを取り入れましょう。
明確で簡潔な、そして首尾一貫したコミュニケーションスキルを身につけるには何年もの訓練が必要です。
コミュニケーションスキルを向上させるだけでなく、生活の質を向上させるためにも上記のステップを取り入れてみてはいかがでしょうか。
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